دانشگاه آزاد اسلامی در اطلاعیهای، شیوه جدید فعالیتهای آموزشی و اداری خود را اعلام کرد. بر این اساس، حضور کارکنان به 20 درصد کاهش یافته اما حضور تمام مدیران الزامی است. این دانشگاه تاکید کرده است که کارکنان دورکار موظف به پشتیبانی کامل فرآیندهای اداری هستند. هدف اصلی این طرح، تضمین تداوم بیوقفه خدمات کلیدی مانند ثبتنام، امور مالی و آموزشی دانشجویان است.
حضور 20 درصدی کارکنان و اولویت دورکاری
بر اساس اطلاعیه روابط عمومی دانشگاه آزاد اسلامی، حضور کارکنان در واحدهای مختلف این دانشگاه به 20 درصد ظرفیت محدود شده است. در اجرای این طرح، اولویت دورکاری به همکاران خانم و همچنین کارکنانی که دارای مشکلات پزشکی هستند، اختصاص داده میشود. این تصمیم با هدف مدیریت بهینه منابع انسانی و رعایت شرایط خاص اتخاذ شده است.
الزام حضور تمام مدیران در واحدهای دانشگاهی
با وجود کاهش حضور کارکنان، این دستورالعمل حضور همه مدیران را در محل کار الزامی میداند. این الزام شامل مدیران، معاونان، رؤسای دانشکدهها و رؤسای واحدهای دانشگاهی در تمام سطوح میشود. هدف از این بخش از دستورالعمل، اطمینان از نظارت دقیق و مدیریت مستمر بر فرآیندهای جاری دانشگاه است.
تعهد کارکنان دورکار به پشتیبانی کامل فرآیندها
کارکنانی که از امتیاز دورکاری بهرهمند میشوند، مکلف هستند تا در طول ساعات اداری، مسئولیتهای خود را به طور کامل انجام دهند. این گروه از همکاران باید تمام فرآیندهای اداری محول شده را به صورت از راه دور پشتیبانی کنند. این امر تضمین میکند که کاهش حضور فیزیکی، مانعی برای پیشبرد امور جاری سازمان نخواهد بود.
تضمین تداوم فرآیندهای کلیدی دانشگاه
در این اطلاعیه تاکید شده است که برنامهریزی در سطح واحدهای دانشگاهی باید به گونهای دقیق صورت پذیرد که هیچگونه خللی در فرآیندهای حساس ایجاد نشود. این فرآیندها شامل امور اداری، مالی، آموزشی، پژوهشی، فرهنگی و دانشجویی است. به طور ویژه، اموری مانند ثبتنام دانشجویان جدید، فرآیند حذف و اضافه، برگزاری کلاسهای مجازی، نشستهای دفاع مجازی پایاننامه و رساله، و پرداخت حقوق کارکنان باید بدون وقفه ادامه یابد.
تمرکز ویژه بر پاسخگویی سریع به دانشجویان
دانشگاه اهتمام جدی بر رسیدگی غیرحضوری به درخواستهای دانشجویان از طریق سامانه ایمیل دانشگاهی و «طرح حامی» دارد. بر اساس این دستورالعمل، حامیان و کارکنان اداری، چه در زمان دورکاری و چه هنگام حضور در دانشگاه، موظف هستند زمان پاسخگویی به درخواستهای دانشجویان را به حداقل ممکن کاهش دهند. مسئولیت اصلی اجرای دقیق تمام این مفاد بر عهده رؤسای دانشگاهها در استانها و همچنین رؤسای واحدهای دانشگاهی گذاشته شده است.
***
این دستورالعمل نشاندهنده یک رویکرد مدیریتی تطبیقپذیر برای تضمین پایداری عملیاتی در دانشگاه آزاد اسلامی است. این دانشگاه با کاهش حضور فیزیکی کارکنان به 20 درصد، هزینههای جاری و لجستیکی را مدیریت میکند. در عین حال، با الزامی کردن حضور مدیران، ریسک کاهش بهرهوری و نظارت را به حداقل میرساند. تمرکز بر تداوم فرآیندهای حیاتی مانند امور مالی و ثبتنام، بیانگر تلاش برای حفظ جریان درآمدی و جلوگیری از اختلال در خدمات اصلی است. این مدل عملیاتی، ضمن توجه به ملاحظات سلامت کارکنان، بر مسئولیتپذیری و کارایی سیستمهای پشتیبانی از راه دور برای حفظ کیفیت خدمات تاکید دارد.
