شرکت تهیه و تولید مواد معدنی ایران (ایمپاسکو) سامانه هوشمند ثبت و مدیریت قراردادهای خود را عملیاتی کرد. به گفته سپهر رستگاری، مسئول فناوری اطلاعات این شرکت، این سامانه با هدف ایجاد شفافیت و فراهم کردن بستر تصمیمگیری دادهمحور برای مدیران طراحی شده است. این سیستم با یکپارچهسازی فرآیندها، امکان کنترل دقیق تعهدات، رصد سررسیدها و مدیریت هزینهها را فراهم میکند. در نهایت، این اقدام ریسکهای حقوقی را کاهش داده و انطباق با الزامات نهادهای نظارتی را تسهیل مینماید.
تحول دیجیتال در مدیریت قراردادها
سپهر رستگاری، مسئول فناوری اطلاعات ایمپاسکو، از عملیاتی شدن سامانه هوشمند ثبت و مدیریت قراردادها در این شرکت خبر داد. این سامانه یک گام عملی و مهم در راستای ایجاد شفافیت عملیاتی محسوب میشود. هدف اصلی آن، فراهمسازی زیرساختی قدرتمند برای تصمیمگیریهای دادهمحور توسط مدیران سازمان است. این سیستم با یکپارچهسازی فرآیندهای مرتبط با ثبت، پایش و مدیریت قراردادها، کنترل جامعی را امکانپذیر میسازد. از طریق آن، پیگیری تعهدات، رصد دقیق سررسیدها و دسترسی متمرکز به تمام اطلاعات قراردادی محقق میشود.
یکپارچگی فرآیندها و کنترل دقیق هزینهها
یکی از ویژگیهای کلیدی این سامانه، قابلیت ثبت و کنترل صورت وضعیتهای پروژهها است. علاوه بر این، ساختار شکست کار و هزینه (WBS) نیز در این سیستم بهطور کامل پیشبینی شده است. این قابلیتها به مدیران اجازه میدهد تا مدیریت پروژهها و کنترل هزینههای مرتبط با آنها را به صورت دقیق و کاملاً شفاف انجام دهند. این رویکرد مدرن، وابستگی به فرآیندهای سنتی، دستی و پراکنده را به شکل چشمگیری کاهش میدهد و کارایی را افزایش میدهد.
کاهش ریسکهای حقوقی و افزایش انطباقپذیری
پیادهسازی سامانه هوشمند قراردادها به طور مستقیم به کاهش ریسکهای حقوقی و نظارتی منجر میشود. با متمرکز شدن اطلاعات و خودکارسازی فرآیندها، احتمال بروز خطاهای انسانی و مغایرتهای اطلاعاتی به حداقل میرسد. این دستاورد، انطباق کامل با الزامات تعیینشده از سوی نهادهای نظارتی را تسهیل میکند. در نتیجه، سازمان میتواند با اطمینان بیشتری به تعهدات قانونی و نظارتی خود پاسخ دهد و از جرائم احتمالی جلوگیری کند.
تصمیمگیری دادهمحور برای مدیران ارشد
با استقرار کامل این سامانه، مدیران در سطوح مختلف سازمانی به گزارشهای تحلیلی و دادههای کاملاً بهروز دسترسی پیدا میکنند. این دادهها مبنای اصلی برای اتخاذ تصمیمهایی دقیقتر، سریعتر و منطبق بر واقعیتهای عملیاتی سازمان قرار میگیرد. مسئول فناوری اطلاعات ایمپاسکو تاکید کرد که شفافسازی فرآیندها در این مدل، یک شعار نیست. بلکه این شفافیت نتیجه طبیعی و مستقیم پیادهسازی تحول دیجیتال در حوزه مدیریت قراردادها است. هدف نهایی فراتر از مکانیزهسازی بوده و به سمت ایجاد یک زیرساخت هوشمند برای پاسخگویی شفاف حرکت میکند.
***
راهاندازی سامانه مدیریت هوشمند قراردادها در ایمپاسکو، اقدامی فراتر از یک بهروزرسانی فنی و نشاندهنده بلوغ مدیریتی این شرکت است. این سیستم با تبدیل دادههای پراکنده قراردادی به اطلاعات ساختاریافته و قابل تحلیل، ابزار قدرتمندی برای مدیریت ارشد فراهم میکند. این تحول دیجیتال به طور مستقیم کارایی عملیاتی را از طریق کنترل دقیق هزینهها و تعهدات افزایش میدهد. همچنین، با کاهش ریسکهای حقوقی و تسهیل انطباق با مقررات، جایگاه حاکمیت شرکتی ایمپاسکو را تقویت میکند. در اقتصاد امروز، توانایی تصمیمگیری سریع و مبتنی بر داده، یک مزیت رقابتی کلیدی است که این سامانه آن را برای ایمپاسکو به ارمغان میآورد.